Stratégie 14 : Améliorer le système de gestion financière et administrative

Action 20 : Élaborer et appliquer des manuels de procédures

L’amélioration du système de gestion financière et administrative sera déclinée en termes d’activités par l’élaboration et l’application de manuels de procédures, incluant des contrôles internes, des processus budgétaires, la sauvegarde des actifs, ainsi que le rôle des ordonnateurs, des administrateurs de crédit et des régisseurs.

Cette action nécessitera l’organisation d’ateliers de production et de validation du nouveau manuel de procédures et de séminaires pour l’appropriation dudit manuel par les PATS.

Action 21 : Mettre en place un système d’information de gestion intégré

Cette action consiste à mettre en place la mise un système de gestion intégré qui sera piloté par la Direction des Systèmes d’Information.
Un accent particulier sera mis sur la mise en place d’un dispositif technique de maîtrise des ressources internes générées, permettant de viser les équilibres budgétaires.

Dans le domaine de la scolarité, le raccourcissement des délais dans le processus d’inscription sera un objectif majeur, en conformité avec les manuels de procédures.

Cette action nécessitera l’acquisition d’équipements (5 serveurs d’application, 2 serveurs de données, 1 système d’énergie secourue (salle serveurs), deux (2) Systèmes de stockage, un (1) système backup, l’organisation de formation (3 formateurs pour les informaticiens) et le renouvellement de licences (250 licences oracle).

Des formations seront organisées pour les différents personnels intervenant dans le système d’information de gestion intégré (scolarité, comptabilité, finances, ressources humaines, etc.).

Action 22 : Mettre en place une Direction des Finances et de la Comptabilité (DFC) moderne

Cette action vise à réformer la gestion des finances de l’université en la modernisant. À cet effet, un Directeur des Finances et de la Comptabilité (DFC) sera recruté sur une base compétitive. Sous l’autorité du Recteur, en relation avec la Direction des Affaires financières (DAF), la Direction des Ressources humaines (DRH) et l’Agence comptable de l’UCAD, il sera chargé de la coordination, du contrôle et de la validation des tâches comptables et financières de l’UCAD, en conformité avec les lois et règlements qui régissent le fonctionnement de l’UCAD et les directives du Manuel de procédures.

Cette action concerne le salaire du DFC pour une période de quatre (4) ans ainsi que les ressources pour développer et mettre en marche un système moderne de gestion financière et comptable et le renforcement des capacités des ressources humaines.

Action 23 : Auditer les postes et les procédures et en tirer les conséquences

Il s’agit ici d’auditer les postes des personnels et les procédures de recrutement en vigueur à l’UCAD.
Cette action nécessitera le recrutement d’un cabinet d’audit.

Action 24 : Amélioration des procédures de mobilisation des ressources propres

Cette action nécessite :

A. la mise en place d’un système de gestion financière permettant de contrôler les ressources propres générées par les fonctions de service et les inscriptions pédagogiques dans les établissements.  Il s’agit de procéder au diagnostic du système actuel de gestion de ces ressources afin d’identifier les dysfonctionnements et proposer des recommandations.

Les services d’experts en organisation, en comptabilité et en système d’information seront requis  en vue :

• d’élaborer ce système  commun à l’ensemble des établissements de l’UCAD ;
• d’acquérir un logiciel comptable interconnecté entre les différents services financiers, la Direction des Affaires financières, la Direction de l’audit et l’Agence comptable ;
• d’élaborer un manuel de procédures comptables propre à la gestion des fonctions de service. La mise en place de ces mesures de système intégré de gestion sera accompagnée d’une politique de communication à l’attention des acteurs générateurs de ressources financières  et responsables de la gestion de ces fonds dans la transparence et la rigueur requises.

B. développer les ressources de la fonction de service et la vente d’expertise en mettant en place un bureau de liaison université – entreprise (BLUE) pour un marketing promouvant l’offre multisectorielle de services et de compétences ;

C. relever les droits d’inscription suivant les formations, des cycles d’études et du type d’étudiants (salariés, boursiers) et généraliser les frais d’inscription pédagogique dans les établissements dispensant des enseignements pratiques (ou professionnels) versés à l’inscription administrative ;

D. la mise en place d’organes de veille et de contrôle et le renforcement de la Direction de l’audit ;

E.  la mise en place d’une cellule de gouvernance.

Action 25 : Mettre en place une équipe de coordination et de gestion du CDP

L’UCAD met en place une équipe de Gestion du CDP composée d’un (1) coordonnateur gestionnaire de projets présentant un profil de cadre supérieur en gestion des organisations et des entreprises et d’un (1) cadre supérieur en gestion de projet pour le suivi-évaluation. Une assistance technique en passation des marchés sera fournie. Cette équipe sera supervisée par le Comité de Gestion et de Pilotage déjà mis en place par l’UCAD.

Cette action concerne les salaires de ce personnel et le fonctionnement de l’équipe de gestion.